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后備干部培訓專(zhuān)題

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石婷-關(guān)于人事檔案管理情況的調研報告

作者：石婷

來(lái)源：人力資源部

發(fā)布時(shí)間：2020-12-21

人事檔案管理是企事業(yè)單位工作的重要組成部分，是人才信息的重要載體，是人才的重要信息源，管好用好人事檔案,對人才資源開(kāi)發(fā)起著(zhù)重要作用。近年來(lái)，隨著(zhù)人事管理制度改革的不斷深化，人事檔案工作面臨著(zhù)許多新情況、新問(wèn)題。因此，如何適應改革需要，進(jìn)一步提高人事檔案管理水平，使其更好地為人事工作服務(wù)，成為人事檔案管理部門(mén)以及人事工作者需要研究解決的一個(gè)重要課題。在此大環(huán)境下，我通過(guò)采取信息收集、實(shí)地調研等方式對公司人事檔案管理進(jìn)行了調研�，F將調研情況報告如下： 一、充分認識人事檔案在企業(yè)管理中的重要作用 人事檔案中詳細記錄了人力資源信息，能夠從中反映出工作人員的個(gè)人履歷、薪資、學(xué)歷教育以及組織關(guān)系等，可作為人才評估和考核的依據，并為人力資源的利用和安排提供重要指導。 （一）個(gè)人成長(cháng)的記錄 有一句話(huà)說(shuō)，通過(guò)人事檔案可以了解一個(gè)人的一生。此話(huà)并不為過(guò)，從某種意義上來(lái)說(shuō)，人事檔案是對員工個(gè)人成長(cháng)經(jīng)歷的記錄，能夠呈現出員工的個(gè)人全貌，同時(shí)人事檔案還有動(dòng)態(tài)性和流動(dòng)性的特點(diǎn)，其中的信息、材料，會(huì )隨著(zhù)員工的不斷成長(cháng)而增加和補充，并根據員工的調動(dòng)進(jìn)行轉移。 （二）工作價(jià)值的體現 檔案是一個(gè)人歷史的真實(shí)記錄，通過(guò)檔案能清楚了解員工過(guò)去的工作軌跡，經(jīng)驗教訓總結，為領(lǐng)導科學(xué)決策和科學(xué)管理提供參考。在人員的錄用、晉級、考核上，都會(huì )通過(guò)檔案來(lái)考察其德、能、勤、績(jì)等情況，以便能夠全面詳盡地了解員工的情況，為人力資源的正確選拔和配置起到重要的參考作用。 二、公司人事檔案管理的基本情況 截止2020年11月，公司共管理員工人事檔案436卷，其中在職人員人事檔案374卷、退休人員人事檔案51卷、離職人員人事檔案7卷，死亡人員人事檔案4卷。按照分級管理原則，公司領(lǐng)導班子成員人事檔案共6卷分別由省交通廳、交投集團及外派單位管理；按照退休人員社會(huì )化管理相關(guān)要求，退休人員人事檔案將在規定時(shí)間內統一上交當地相關(guān)機構管理。 通過(guò)近年來(lái)的努力，公司人事檔案逐步向制度化、規范化邁進(jìn)，為人力資源管理工作提供了堅實(shí)支撐。 （一）從組織領(lǐng)導上說(shuō)，成立了人事檔案管理工作領(lǐng)導小組，全面分析、研究人事檔案管理工作中出現的問(wèn)題。自2015年以來(lái)，在公司黨委的堅強領(lǐng)導下，分批集中開(kāi)展了人事檔案專(zhuān)項審核工作，對檔案整理、歸檔過(guò)程中發(fā)現的問(wèn)題進(jìn)行了專(zhuān)項研討、審核和認定，為檔案內容回歸本真奠定了基礎，營(yíng)造了人事檔案工作的“青山綠水”，在干部考察、提職備案以及紀檢審計部門(mén)日常工作等方面發(fā)揮了重要作用。 （二）從基礎建設上說(shuō)，投入力度大、基礎設施全，為人事檔案管理維護奠定了良好基礎。按照檔案管理相關(guān)規定，基本做到了檔案室、檔案員辦公室“二室”分開(kāi)，同時(shí)為檔案室安裝了防盜門(mén)窗，配齊了溫濕度計、滅火器、防腐防蟲(chóng)劑、碎紙機等物品，“三專(zhuān)”“六防”措施一應到位。 （三）從日常管理上說(shuō)，檔案管理實(shí)現了制度化、流程化，檔案工作有章可循、有制可依。根據人事檔案日常管理和使用情況，建立和完善了《人事檔案管理制度》、《人事檔案保管保密制度》、《人事檔案查（借）閱制度》、《歸檔接收制度》等，并就人事檔案在員工入職、離職等過(guò)程以流程圖的方式進(jìn)行了固定，從而使人事檔案工作的每一個(gè)環(huán)節都有制度的約束和保障。 三、需進(jìn)一步提高和完善的方面 目前，公司的人事檔案管理己進(jìn)入平穩運行階段，日常的工作主要是根據人事檔案材料的更新進(jìn)行審核、整理和歸檔，但隨著(zhù)社會(huì )進(jìn)步以及電子化的日益普及，傳統的人事檔案管理己不能滿(mǎn)足和適應社會(huì )發(fā)展的要求，通過(guò)近年來(lái)的工作實(shí)踐，我認為現階段公司的人事檔案管理在以下方面還有待進(jìn)一步提高和完善： （一）管理方式有待提升。傳統的人事檔案管理方式都缺乏技術(shù)性，依舊采用原有的人力管理模式，這種管理模式在單位需要查取人員信息時(shí)需要翻閱大量的資料，再一次次的檢索、查閱，最終找出正確的人提取正確的信息，這種方式極其不便，且與現代化飛速發(fā)展的科技脫軌，大大降低了人力資源的利用率，阻礙了人力資源的有效配置。 （二）管理意識程度不夠。人事檔案工作是一項內部性、保密性很強的工作，但就公司目前人事檔案管理現狀來(lái)講，人事檔案員是一崗多職，雖然經(jīng)過(guò)一些檔案管理方面的培訓，但對人事檔案管理系統的、全面的了解還不是很透徹，對有關(guān)檔案的法律法規和業(yè)務(wù)知識了解不深，這也為更長(cháng)一段時(shí)期人事檔案管理工作的提升帶來(lái)壓力。 四、對于當前人事檔案管理發(fā)展方向的探索 （一）更新觀(guān)念，增強檔案管理意識。做好人事檔案管理工作，不僅需要檔案人員認真、負責的態(tài)度，更需要具備與時(shí)俱進(jìn)的眼界，要堅持用新的觀(guān)念看待事物、用新的技術(shù)指導工作。同時(shí)還需要管理者在人事檔案管理先進(jìn)技術(shù)引進(jìn)上下功夫，要積極探究迎合時(shí)代發(fā)展的管理方式，俗話(huà)說(shuō)，變革才能進(jìn)步、變革才能發(fā)展。只有保持發(fā)展的眼光才能使人事檔案管理工作不斷向科學(xué)化、規范化、現代化邁進(jìn)。 （二）牢固樹(shù)立檔案管理法制觀(guān)念。人事檔案管理是人事工作的重要組成部分，是公正選人用人的基礎性工作。近年來(lái)，在一些地方和單位出現了改學(xué)歷、改履歷、改年齡等干部檔案造假的問(wèn)題，嚴重地破壞了黨內政治生態(tài)環(huán)境。加強干部人事檔案管理法制化建設的工作力度，是在新形勢下深入貫徹落實(shí)習近平總書(shū)記依法治國新理念、圍繞培養和選拔黨和人民需要的好干部等一系列新思想、新要求，以及從嚴治黨的迫切需要。 （三）加強以人為本的管理理念。人事檔案管理主要是從事關(guān)于人的工作，在工作過(guò)程中應充分重視人的主觀(guān)因素，將人事檔案管理的發(fā)展方向轉移到“以人為本”的理念上來(lái)，將人作為進(jìn)行人事檔案管理的重心，將人的需要作為重要衡量標準，不斷提升服務(wù)于人的理念，想群眾之所想、急群眾之所急，為需要服務(wù)的人搭建一個(gè)有利的平臺。 （四）加強人事檔案信息化建設。傳統的人事檔案信息大多是以紙質(zhì)為載體，在保管、使用過(guò)程中很容易受到損壞，極其不利用檔案的長(cháng)期管理。隨著(zhù)電子和網(wǎng)絡(luò )的普及，人事檔案管理應該充分運用現有科學(xué)技術(shù)手段，將個(gè)人或組織的檔案信息準確地錄入到相應計算機人事管理系統中，這樣不僅可以延長(cháng)檔案的使用保管“壽命”，更好地為人事工作服務(wù)，同時(shí)還能夠有效地節省人力、物力和財力。 （五）傳統與現代的有效融合。人事檔案管理工作向信息化邁進(jìn)是一個(gè)不爭的事實(shí)，但也應該清醒的認識到，向信息化、電子化邁進(jìn)并不等于將傳統的管理方式全部廢棄，這需要一個(gè)過(guò)程，是傳統向現代過(guò)渡的過(guò)程、是傳統與現代相互融合的過(guò)程。一方面，目前形成的檔案極具價(jià)值意義，必須要不惜余力地仔細保管下去；另一方面，在傳統管理的基礎上推進(jìn)信息化水平及電子化進(jìn)程，要勇于借鑒傳統管理的經(jīng)驗，有序推進(jìn)，切實(shí)保障人事檔案管理的穩定。 人事檔案工作是組織、人力資源管理工作中不可缺少的重要組成部分，是做好人力資源工作的重要前提。在市場(chǎng)經(jīng)濟發(fā)展的大趨勢下，人事檔案管理工作要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，緊扣公司發(fā)展目標，努力開(kāi)創(chuàng )適應新形勢人事檔案管理工作的新思路，新方法，更好地為公司人事決策提供依據，促進(jìn)公司健康、穩定發(fā)展。

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